Sie arbeiten meistens im Verborgenen, sind aber unverzichtbar für den täglichen Klinikbetrieb: Die Versorgungsassistenten beschaffen alle Arzneimittel, Medizinprodukte, Büro- und Haushaltswaren – und wissen ganz genau, was wann und wie viel im JHW gebraucht wird.
Es ist sechs Uhr morgens. Zu einer Zeit, in der die meisten Menschen noch im Bett liegen, geht es im Zentrallager des Josephs-Hospitals schon aufgeweckt zu. Drei Frauen und ein Mann eilen durch lange schmale Gänge und verschwinden zwischen den Regalen, um Kisten und Kartons einzuräumen oder auszupacken. Es ist das Reich der Versorgungsassistenten Ryan Layson, Christiane Rajab, Erika Rosseck und Dagmar Hartz.
Ryan Layson prüft die Lieferung, die heute morgen angekommen ist. Seit etwa drei Jahren gibt es im JHW Versorgungsassistenten, die sich um die Warenausstattung der Stationen, Operationssäle und Büros kümmern. „Wir haben den Bereich damals selber mit aufgebaut, indem wir zum Beispiel die Schränke mit allen notwendigen Waren bestückt haben“, erinnert sich der Abteilungsleiter an die Anfänge. Inzwischen biegen die Transporter des Krankenhauslogistikers paderlog dreimal in der Woche in die Einfahrt zum JHW ein, um die Klinik mit Arzneimitteln, Medikamenten, Hygieneartikeln, Verbandsmaterialien, aber auch Handtüchern und Büroartikeln zu beliefern. „Die Arbeit macht viel Spaß, weil wir eine wichtige Aufgabe haben und mit vielen Kollegen in Kontakt kommen“, sagt Ryan Layson. Wie viele Kilometer die vier am Tag zurücklegen, wissen sie nicht. „Da kommen aber schon so einige zusammen“, lachen sie. Die Versorgungsassistenten müssen die Materialien nämlich nicht nur annehmen, erfassen und lagern, sondern auch in der gesamten Klinik verteilen. Bis zu 600 Artikel werden durchschnittlich in einer Woche bestellt – und das Team weiß immer ganz genau Bescheid über den Standort, die Menge und Verfügbarkeit. Sobald die bestellten Materialien eintreffen, werden sie auf die entsprechenden Stationen, Operationssäle und weiteren Bereiche verteilt. „Es ist sehr wichtig, die Materialien pünktlich an den richtigen Ort zu bringen, damit es zu keinen Verzögerungen oder Engpässen während des Klinikbetriebs kommt“, erklärt Ryan Layson. Im Endeffekt stehe schließlich immer die optimale Versorgung der Patienten im Mittelpunkt.
Digitalisierte Arbeitsabläufe
Im Laufe der Jahre ist die Logistik aufgrund steigender Patientenzahlen immer umfangreicher geworden. Aus diesem Grund werden die Prozesse auch immer weiter digitalisiert – vom Bestellvorgang über die Warenannahme bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Während der kompletten Arbeitszeit führen die Versorgungsassistenten einen Scanner bei sich, mit dem sie die Barcodes der Produkte erfassen. Die Bestellungen erfolgen über ein spezielles Programm, auf das alle Ärzte, Pflegekräfte und weitere Mitarbeiter zugreifen können. Anschließend kann das Logistik-Team ganz einfach überprüfen, ob die eingegebene Bestellmenge und der Preis passen. Finden sie Unstimmigkeiten oder Fehler im Bestellvorgang, haken die Versorgungsassistenten bei den Kollegen nach. Erst wenn die Bestellungen freigegeben sind, werden sie an paderlog übermittelt – und die nächste Lieferung kann kommen. Einmal im Jahr steht eine große Inventur im Zentrallager an. Alle drei Monate ist es zudem Zeit für eine Verfallsdatenkontrolle. Dabei durchkämmen die Mitarbeiter alle Regalreihen, um die Waren zu zählen und zu überprüfen. Gibt es Artikel, die das Verfallsdatum überschritten haben und nicht mehr eingesetzt werden dürfen? Was muss entsorgt werden, was können wir behalten, wovon brauchen wir mehr?
Corona als besondere Herausforderung
Läuft alles normal, arbeiten die Versorgungsassistenten an fünf Tagen in der Woche. Von Normalität aber konnte in den vergangenen Monaten keine Rede sein. „Die Corona-Krise hatte und hat natürlich auch großen Einfluss auf unseren Arbeitsalltag“, sagt Ryan Layson.
Vor allem zu Beginn der Pandemie sei die Materialversorgung mit Desinfektionsmitteln und Mund-Nasen-Schutzmasken eine echte Herausforderung gewesen. „Die Waren wurden immer knapper und teurer“, bestätigt Christiane Rajab. Die Krise bedeutete auch eine Umstrukturierung der Arbeitsprozesse, weil sich zum Beispiel die Warenanlieferungen verzögerten. Über Wochen hinweg kümmerte sich das Team auch am Wochenende um einen reibungslosen Transportfluss – mit Erfolg. „Wir haben uns eng ausgetauscht mit den Kollegen, die Wege optimiert und es geschafft, den Betrieb gut aufrecht- zuerhalten“, freut sich Ryan Layson. Falls es zu einer zweiten Corona-Welle kommen sollte, sieht sich die Abteilung bestens vorbereitet. „Wir haben die Vorräte an Schutzmaterialien deutlich aufgestockt für den Notfall.“
Über den Neubau freut sich das ganze Team. Die großzügige und einheitliche Struktur der Stationen mache es den Versorgungsassistenten leichter, die Schränke mit neuen Waren zu befüllen. „Das ist super gelöst! Die Laufwege aber sind durch den Neubau natürlich noch mal länger geworden“, lachen die vier.
Immer gut vorbereitet (v. l.): die Versorgungsassistenten Christiane Rajab, Dagmar Hartz, Ryan Layson und Erika Rosseck
